Tips para auspiciar el evento correcto

En la industria de las comunicaciones se estila recibir solicitudes de auspicios para distintos eventos y proyectos. Por lo que aquí detallo los criterios básicos, que a mi juicio, son los más relevantes para determinar el otorgar el auspicio en el momento en que se recibe la solicitud o en otra oportunidad adecuada, según la estrategia de la marca.

La solicitud de auspicio contiene todos los elementos para poder ser evaluada:

Las solicitudes de auspicios son propuestas de proyectos, que en esta ocasión resultan ser eventos. En vías de lograr estos proyectos, se promueve la venta de auspicios como una de las fuentes de ingreso de los mismos. Sin embargo, es relevante que esta solicitud contenga datos como: el impacto o alcance esperado, el resumen del plan de promoción y cuáles serían las otras fuentes de ingreso. Además, de la información básica del evento como: el nombre completo del evento, la fecha en la cual se celebrará el mismo, el lugar, el presentador del evento, la información de contacto y diferentes categorías de auspicio. En aquellas ocasiones que la información recibida este limitada, los auspiciadores potenciales tienen la opción de comunicarse con el solicitante para que provea la misma en un tiempo determinado. Sin embargo, de el evento no tener probabilidades de ser aprobado, recomendaría tomar una determinación con la información ya provista.

La solicitud de auspicio se recibe con anticipación:

En la medida que los eventos que se planifiquen con anticipación, las probabilidades de éxito aumentan. El periodo adecuado de planificación de un evento dependerá de la envergadura del mismo. Uno de los indicios de que esta etapa de producción se esta realizando adecuadamente, es que la propuesta de auspicio se reciba con tiempo suficiente para que los auspiciadores potenciales puedan evaluarla, presupuestarla, producir las herramientas de proyección y coordinar la presencia durante el periodo del evento.

El concepto del evento refleja la marca:

La identidad de la marca regularmente se asocia a distintas causas sociales como: los deportes, las artes, la gastronomía, el desarrollo económico, condiciones medicas, entre otros. Por ejemplo; la marca Dove se asocia con la autoestima de la mujer, por lo tanto sus campañas publicitarias y las causas filantrópicas que fomentan están enfocadas a ese público. Un evento con su concepto bien definido facilita el que los auspiciadores se puedan insertar con facilidad y aún más importante, pueda crear un valor añadido a los asistentes.

El público del evento representa tu mercado:

De acuerdo a la estrategia de comunicaciones que tenga la marca y el mercado objeto que tenga definido; son los tipos de eventos que se recomiendan apoyar. Por ejemplo; dentro de la gama de eventos deportivos que existen, estos apelan a grupos de personas con estilos de vida distintos. Entiéndase que, los eventos como 5k familiares, atraen público masivo. Mientras que, en los torneos de golf la mayoría de sus asistentes serán ejecutivos. Por lo que si se esta impulsando un producto comercial, los eventos más segmentados son los que se recomendaría apoyar. Contrario a que si se desea promover productos de consumo, deben ser eventos con impacto masivo. Existen otros factores a evaluar para determinar si el público es adecuado es meritorio ser estratégico en la otorgación del auspicio.

Valor de la inversión:

Las propuesta de auspicios regularmente se reciben con opciones predeterminadas de inversión, llamadas comúnmente como categorías. Los valores de cada una de éstas variarán de evento en evento, incluso de año en año (si el evento es recurrente). Cada categoría de auspicio debe incluir una descripción de beneficios para el auspiciador, quien es el responsable de analizar que en efecto éstos se equiparen al valor total de la inversión o la categoría de auspicio. Asimismo se debe proyectar el Retorno de la Inversión (ROI) del evento; cómo este auspicio apoyaría a lograr los objetivos del programa de comunicaciones o de la marca. Los resultados esperados podrían variar desde asociar la marca con una causa, hasta aumentar las ventas de un producto.

En resumen, los auspiciadores potenciales, entiéndase las marcas, tienen una reputación e identidad que establecer y proteger. Mientras que los eventos que se apoyen deben estar alineados a la visión de esa marca. El resultado de un buen escogido de eventos y proyectos siempre complementará el resto de los esfuerzos de comunicaciones.

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