5 Lecciones para un evento exitoso

Alguna vez haz invertido en una actividad para promover tu marca o producto y resultó que estaba, ¿vacía? En algunas ocasiones nos preguntamos por qué el evento tuvo un éxito limitado, mas se nos dificulta identificar el factor que causó este pobre resultado. Pues te comento algunos de los factores que pudieron impedir que la actividad fuera exitosa, según la situación:

1. La comida se acabó: La organización es clave para prever la cantidad de personas esperadas, según la promoción del evento y distribución de la invitación. El consultar con los expertos y suplidores siempre es recomendable, siendo honesto con la cantidad de personas esperadas. Esto facilita la labor a todos los integrantes del equipo al momento de ajustar la cantidad de comida acorde con los comensales. Asimismo, alivia al coordinador en proyectar los gastos reales del evento y mantener al equipo de trabajo fluyendo, en vez de “apagando fuegos”.

2. Se veía vacía: El manejar público es tener la capacidad de prever en dónde y cuándo la gente ocuparán las áreas comunes en momentos determinados. De igual forma, es importante escoger los lugares adecuados y hacer una distribución del área certera, acorde con las personas esperadas. En ocasiones, la actividad pudiera sentirse vacía y lo que realmente sucede es que las personas están dispersas. Si estos factores están bajo control, la actividad tiene mayores probabilidades de lucir concurrida, en todo momento.

3. La gente no prestó atención al orador: El desarrollo de una agenda detallada del evento, mejor conocido como: Itinerario de Producción, ayuda a prever el flujo del evento. El mantener al público interesado conlleva evaluar en dónde va a hablar el orador, en qué momento, cuáles son los factores de distracción que pudiera tener el público, tipo de orador acorde con la audiencia, entre otros detalles. En algunas ocasiones, cabe evaluar si es pertinente tener oradores o diseminar la información mediante otro mecanismo.

4. No sabes de quién era el evento: Upps… Además de ofrecer una experiencia memorable a los invitados, es de suma importancia proyectar la marca asertivamente. Esto se logra de manera explicita y subliminalmente, por ejemplo si el logo tiene los colores verde, blanco y amarillo; esta es la gama de colores que se recomienda utilizar en el evento. La ambientación se complementa con la exposición del logo de la marca o la corporación que se desea destacar. Mantener siempre presente que si el evento cuenta con auspiciadores, los mismos también tengan espacios designados para proyectarse balanceadamente.

5. Observaste al staff discutir entre sí: La formación y reclutamiento de los líderes de cada área en un evento es la clave para que todo funcione “como las manecillas del reloj”. En la medida que cada líder de grupo domine su área, tenga claro sus tareas y pueda ejercer su nivel de autoridad; se logrará una integración de equipo exitosa, por consiguiente el ambiente del evento se sentirá agradable. Ciertamente, el tener grupos de trabajo integrados en eventos representa un reto porque en ocasiones los integrantes se conocen al momento. Sin embargo, surgen situaciones que pueden convertirse en un caos si son manejadas de manera incorrecta. Los líderes son claves para fomentar una dinámica muy positiva de acuerdo a su actitud.

En conclusión, existen elementos de producción de eventos que se prevén para aumentar las probabilidades de su éxito. En la medida que se esté más consiente de estos detalles, la marca lucirá mucho mejor, el evento añadirá valor; por consiguiente atraerá más relaciones de negocios y auspiciadores, si así fuera necesario. Al momento de conceptualizar un evento es importante establecer un propósito claro para fortalecer la reputación de la marca.

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