¡El glamur de los eventos es una falacia!

Sí, el glamur no existe durante el proceso de producción de un evento. Lo que sí existe es mucha presión para lograr las cosas en un tiempo limitado. Acompañado de, los suplidores, clientes y staff solicitando respuestas a la misma vez.

Imagínate tener 4 horas para montar, como mínimo, una tarima, que toma unos 30-45mins.; sonido, otros 45 mins.; publicidad 30 adicionales; audiovisuales, 30-50 mins.; y sillas que toma de 15-30 mins. En total necesitarías 2 horas, en caso que todo fluya bien. Sin embargo, a ese tiempo le sumas el periodo de descargue del equipo, que en ocasiones sólo puede hacerlo un suplidor a la vez. Mientras el productor del evento funge como “coordinador de tráfico de suplidores”, también es responsable de aclarar dudas de la agenda del evento, últimos detalles de logística y mantener al tanto al cliente de los avances de la producción, entre otras gestiones.

Si de leer esto, ya te extenuaste, respira profundo porque también hay que buscar soluciones a los visuales que no se están proyectando, que no se pudo entrar a tiempo al salón de montaje y que uno de los suplidores esta tarde porque tuvo un desperfecto mecánico. En definitivo, la producción de un evento requiere de manejar diferentes emociones propias y las de otros, lo que se le llama Inteligencia emocional. Ésto es una destreza que se desarrolla según, Daniel Goleman.

El primer paso es estar consciente de la emociones al instante. Por ejemplo: cuando te notifican que el visual no esta funcionando, uno se siente asustado y debemos sobrepasar esa sensación para buscar soluciones con la ayuda de otros. En ese proceso estamos aplicando los siguientes pasos, que son: manejar las emociones y automotivación. Los otros dos pasos de reconocer las emociones de los demás y manejar las relaciones, se aplican al instante que se delega completar la solución a otro. Debemos estar alertas de cómo afecta a esa persona y comunicarnos adecuadamente para establecer una buena relación con ésta. De esta forma aplicamos la inteligencia emocional en todas sus etapas, en un escenario muy común y sencillo.

Sin embargo, para aplicar la Inteligencia emocional durante la producción de un evento, recomiendo:

1. Llegar al montaje del evento luego de resolver asuntos personales de urgencia o asegurarse de haber delegado el mismo a alguien de confianza. Esto le permite enfocarse en el momento y espacio actual.

2. Atender y solucionar un asunto a la vez, aunque todos las situaciones se presenten al mismo tiempo.

3. Compartir sus planes de producción con personas claves de su equipo de trabajo, promoviendo claridad de funciones y autonomía en sus labores, con poca supervisión.

4. Establecer un balance entre lo profesional y lo personal:

• Participar de actividades sociales para distracción, ayudando a mantenerse en contacto con amistades y redes de apoyo.

• Realizar alguna actividad para canalizar la ansiedad, como deportes, lectura o viajes; evitando a largo plazo un desgaste emocional y físico.

El aplicar estos pasos en situaciones retantes, facilita encontrar soluciones y manejar la presión del tiempo bajo circunstancias imprevistas. En la medida que los suplidores observen que la persona a cargo tiene control de lo que esta sucediendo, su servicio será más eficiente (lograr el objetivo con los recursos disponibles). Asimismo, si el cliente percibe que el productor está calmado, las probabilidades que dé seguimiento constantemente o intervenga en el proceso de producción se reducen. Recuerda que eres contratado para hacer ver que el evento es “fácilmente producido y glamuroso”. Por otro lado, el staff del evento funciona mejor cuando el líder actúa de manera ecuánime y sensata. A manera general, ocurren menos conflictos de logística, el ambiente de producción se sentirá adecuado para trabajar y esto se refleja en el evento como tal.