Creación de un presupuesto anual de auspicios y donativos

Con los presupuestos cada vez más limitados, se torna un reto mayor el apoyar a la gran mayoría de eventos. Sin embargo, el tener el objetivo de la corporación claro, ayuda a establecer el tipo de eventos en donde se debe invertir mayor cantidad de eventos

Por ejemplo si el objetivo de la compañía es proyectarse ecológicamente amigable, entonces una parte significativa del presupuesto debería estar destinada a eventos y proyectos relacionados a esto. Asimismo debemos contemplar otras iniciativas que están relacionadas a la compañía, que también es conveniente apoyar con una cantidad menor de dinero, como los deportes.

A modo de organizar la distribución de dinero es conveniente establecer una estructura de distribución de presupuesto de auspicios que contenga los siguientes estratos:

1. Presupuesto global

2. Causas principales con las que las corporación desea identificarse y una partida para medición de resultados

3. Eventos pre escogidos o por escoger

4. Determinar un presupuesto para cada auspicio (evento) que incluya, el auspicio en efectivo, auspicio por intercambio y la inversión de la proyección de la marca (activación).

Para cada causa se determina un por ciento de presupuesto que se utilizará para auspicios y donativos. Sin embargo, el presupuesto de auspicio conlleva una inversión mayor a la que se le otorga a los productores del evento, en efectivo. En algunas ocasiones, es conveniente combinar o sustituir los auspicios con intercambios, como prestar servicios a cambio de beneficios; en vez de pagar en efectivo. También se contemplan los gastos de activación, que es la actividad o gestión que hace el auspiciador para proyectar la marca en el evento. La activación puede ser tan sencilla como ubicación de logo en pautas publicitarias o tan interactivas como ofrecer el producto en el evento. Tener la inversión total estimada por cada auspicio ayuda a justificar ajustar la cantidad del auspicio, ya sea para menor o mayor cantidad.

Una vez se tengan escogidas las áreas de enfoque principales, es imprescindible tener un panorama claro de esfuerzos dentro y fuera de la misma corporación. Entre los factores a considerar al momento de distribuir presupuesto se encuentran los siguientes:

1. Habrá algún lanzamiento de producto que necesite apoyo durante un periodo del año.

2. Necesidad de mantener la presencia de la marca durante todos los meses del año.

3. Hay otros departamentos con presupuesto o fuentes de ingresos que puedan complementar el dinero de los auspicios.

4. Posibilidad de justificar un aumento de presupuesto.

5. La activación de un evento se puede diseñar para utilizarla en más de un evento.

6. Aliados para complementar la activación del evento.

Estos factores ayudan a tomar decisiones en relación al tope de la cantidad de dinero que se puede designar por causa y por evento. Mas, existen otros factores que influyen para distribuir el presupuesto acorde con la cultura corporativa del auspiciador.

En resumen, el establecer una estructura de la distribución de auspicios y mantenerse al tanto de las gestiones de la corporación, la industria a la que pertenece, es un proceso muy individualizado por corporación. Todo recae en la intuición y agilidad de atar esfuerzos de comunicaciones a los diferentes eventos que se apoyen recae en el profesional que este manejando este presupuesto, en conjunto a su equipo de trabajo. El establecer un presupuesto es un proceso interesante que conlleva ajustes, revisiones y toma de decisiones en equipo.

Cristina Martínez, Relacionista Pública Profesional, especializada en responsabilidad social empresarial, conferencista y eventos especiales. Enfocada estrategias de fortalecimiento para identidad de la marca a través del experiential marketing. theprvenue@gmail.com www.thepublicrelationsvenue.com